Arkivorganisering
I perioden 01.01.2006 til 31.12.2014
Kommunene Bjugn og Ørland skal gjennom interkommunalt samarbeid finne optimale løsninger til lavest kostnad gjennom stordriftsfordeler.
Kommunene samarbeider om en felles løsning for elektronisk saksbehandlingsprogram, som skal driftes 24 timer i døgnet, 7 dager pr. uke
Målet er å;
få et felles elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem for begge kommunene
bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt.
Ørland og Bjugn kommuner innfører dette fra 01.01.2006 .
Kommunene er i databasen definert som egne organer med en egen journalenhet.
Ørland kommune skal fra 01.01.2006
ha ett felles postmottak (rådhuset) for alle sine virksomheter
bruke sak- og arkivsystemet ePhorte til saksbehandling og registrering av saksdokumenter
Felles postmottak skal journalføre og skanne all inngående sakspost.
Databasen for sakarkiv ePhorte ble skilt 01.01.2015 da Bjugn kommune avsluttet samarbeidet, og arkivdeler benevnt med BK ble lagt i historisk og søkbar database.
Databasen har følgende oppbygging for begge kommuner;
|
|
ARKIVER
|
Arkiv |
Betegnelse |
Fra dato |
Til dato |
|
OK |
Ørland kommune |
22.09.2005 |
ARKIVDELER
|
Arkivdel |
Betegnelse |
Status |
Startdato |
Avsl.d |
|
BK-BHAGE |
Barnehagearkiv Bjugn |
A |
22.09.2005 |
|
|
BK-ELEV |
Elevarkiv Bjugn |
A |
22.09.2005 |
|
|
BK-EMNE |
Emnearkiv Bjugn |
A |
22.09.2005 |
|
|
BK-GBNR |
Eiendomsarkiv Bjugn |
A |
22.09.2005 |
|
|
BK-MU |
Møtedokumenter utvalg Bjugn |
A |
22.09.2005 |
|
|
BK-PLAN |
Planarkiv Bjugn |
A |
22.09.2005 |
|
|
BK-PERS |
Personal |
A |
22.09.2005 |
|
|
BK-REGN |
Fosen Regnskap |
A |
22.09.2005 |
|
|
OK-BHAGE |
Barnehagearkiv Ørland |
A |
22.09.2005 |
|
|
OK-ELEV |
Elevarkiv Ørland |
A |
22.09.2005 |
|
|
OK-EMNE |
Emnearkiv Ørland |
A |
22.09.2005 |
|
|
OK-GBNR |
Eiendomsarkiv Ørland |
A |
22.09.2005 |
|
|
OK-MU |
Møtedokumenter utvalg Ørland |
A |
22.09.2005 |
|
|
OK-PLAN |
Planarkiv Ørland |
A |
22.09.2005 |
|
|
SGK |
Dokumentlager |
A |
22.09.2005 |
ARKIVPERIODER
|
Periode |
Arkiv |
Status |
Fra dato |
Til dato |
|
1 |
BK |
A |
22.09.2005 |
|
|
2 |
OK |
A |
22.09.2005 |
|
|
3 |
BK |
A |
22.09.2005 |
|
|
4 |
OK |
A |
22.09.2005 |
JOURNALENHETER
|
Kode |
Betegnelse |
Avsluttet dato |
|
BK-SEN |
Sentralt postmottak Bjugn |
|
|
OK-SEN |
Sentralt postmottak Ørland |
ORDNINGSPRINSIPPER
|
Ordenspri |
Betegnelse |
Ledetekst |
Type |
Fra dato |
Til dato |
|
BK-BHAGE |
Barnehagearkiv Bjugn |
Barnehage Bjugn |
PNR |
22.09.2005 |
|
|
BK-ELEV |
Elevarkiv i Bjugn |
Elevarkiv Bjugn |
PNR |
22.09.2005 |
|
|
BK-GBNR |
Eiendomsarkiv Bjugn |
Eiendom Bjugn |
GBN |
22.09.2005 |
|
|
EMNE |
K-Kode fagklasse/fellesklasse bokmål |
Emnekode |
EH |
01.01.1994 |
|
|
KTILLEGG |
K-Kode tilleggsklasse bokmål |
Tilleggsklasse |
EH |
01.01.1994 |
|
|
OK- BHAGE |
Barnehagearkiv Ørland |
Barnehage Ørland |
PNR |
22.09.2005 |
|
|
OK-ELEV |
Elevarkiv Ørland |
Elevarkiv Ørland |
PNR |
22.09.2005 |
|
|
OK-GBNR |
Eiendomsarkiv Ørland |
Eiendom Ørland |
GBN |
22.09.2005 |
|
|
PERS |
Personal |
Personal |
PNR |
22.09.2005 |
No Comments