Ordningssystemer Flyktningearkiv Ordning Arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende flyktninger. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer) som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema) som sekundærkode. Innhold: Den enkelte sak kan inneholde dokumentasjon vedrørende bosetting, språktrening, arbeidspraksis m.m. Registrering: Det presiseres at dokumentasjon knyttet til hver enkelt flyktning skal registreres i elektronisk journal (ePhorte). Se forøvrig "Rutiner for registreringsregler" under Rutiner . Dokument- og saksbehandling - "registreringsregler for bestemte type saker".   Klientarkiv Ordning   Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende klienter ved Ørland Medisinske Senter. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer). Registrering   Det presiseres at dokumentasjon knyttet til klienter skal registreres i elektronisk journal (Gerica). Oppbevaring   Papir   Emnearkiv OPPSETT AV EMNEARKIV ETTER K-KODER Saksarkiv i Ørland kommune er satt opp etter K-kodenøkkelen. 1996 versjonen fram til og med 2005. Saksarkiv skal settes opp etter 2003 versjonen av K-koder fra 2006. Ørland kommune innførte fullelektronisk sak-/arkivsystem ePhorte basert på NOARK-4.1 standarden fra 01.01.2006.   Elevarkiv REGISTER OVER ELEVER Ordning Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende skoleelever, spesielt i forhold til tilleggsressurser. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer) som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema)) som sekundærkode. Innhold Den enkelte sak kan inneholde: Spesialpedagogiske forhold Flyttemelding Elevpermisjon Disiplinærforhold Klage på karakterer Skademeldinger Annet av rettslig betydning for den enkelte Registrering Det presiseres at dokumentasjon knyttet til enkelt elever skal registreres i elektronisk journal (ePhorte). Se forøvrig "rutiner for registreringsregler" under Rutiner - Dokument- og saksbehandling - "regestreringsregler for bestemte type saker"   Eiendomsarkiv Ordning Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende byggesak, oppmåling og landbruk. Registeret er ordnet etter kommune-/gårds-/bruksnummer som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema) som sekundærkode. Landbruk og skogbruk De enkelte mapper inneholder: Lovsaker Konsesjoner Plansaker Planting Brenning M.m. Oppmåling Den enkelte mappe inneholder: Søknad om deling eller rekvisisjon av kartforretning Gjenpart av nabovarsel Kart Evt. naboprotester Behandling i hovedutvalg Varsel om kartforretning Kvittering for innkalling til kartforretning Protokoll for kartforretning Beregninger, f.eks. areal Regningsbilag Målebrev Oversendelsesskriv (målebrev) Byggsak Den enkelte mappe inneholder: Søknader Planer Planendringer Ansvarsforhold Ferdigstillinger Brukstillatelse Bruksendring M.m. Registrering Det presiseres at dokumentasjon knyttet til enkelt gårdsbruk, kartforretninger eller som inngår i byggesaksbehandling skal registreres i elektronisk postjournal (ePhorte) med primærkode kommunenr/gnr/bnr og en sekundær K-kode som angir emne, dette for å etablere gode muligheter for søk i sak/arkivsystemet. Se forøvrig rutiner for "registreringsregler".   Barnehagearkiv REGISTER OVER BARNEHAGEBARN Ordning Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende barn i barnehage, spesielt i forhold til tilleggsressurser. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer) som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema)) som sekundærkode. Innhold Den enkelte sak kan inneholde: Spesialpedagogiske forhold Skademeldinger Samtykkeerklæringer Annet av rettslig betydning for den enkelte Registrering Det presiseres at dokumentasjon knyttet til enkelt barn skal registreres i elektronisk journal (ePhorte). Se forøvrig "rutiner for registreringsregler" under Rutiner - Dokument- og saksbehandling - "regestreringsregler for bestemte type saker"   Personalarkiv Ordning   Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende ansatte. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer) som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema) som sekundærkode. Registrering   Det presiseres at dokumentasjon knyttet til den enkelte ansatte skal registreres i elektronisk journal (ePhorte). Se forøvrig "rutiner for registreringsregler" under Rutiner - Dokument- og saksbehandling - "regestreringsregler for bestemte type saker"   Innhold - personalmapper PERSONALMAPPER Definisjoner Med  personalsaker  menes all dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til ansatte. Med  personalarkiv  menes dokumenter som inneholder saker vedrørende den enkelte ansatte. Med  ansatt  menes alle som har et eller annet ansettelsesforhold til kommunen, dvs. faste ansatte, vikarer, konsulenter, støttekontakter etc. Ordning Det skal opprettes egen sak pr henvendelse/forespørsel/tema pr ansatt. Alle slike saker føres i egen arkivdel og  skal  ordnes på  personnummer  som er  det primære ordningsprinsippet . Riktig  K-kode  (emne-kode)  skal  benyttes som  sekundærkode . Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper må opprettes. Innhold Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokumenter: Kopi av stillingsannonse Søknad med vedlegg Annen dokumentasjon som kreves for stillingen eks. bekreftelse på mottatt politiattest (bekreftelse på mottatt politiattest noteres som  merknad  på SAK), legeattest Ansettelsesvedtak Ansettelsesbrev Arbeidskontrakt Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering Lønnsplassering, - opprykk, godtgjøring og ansiennitet Særavtaler/stipend Korrespondanse med trygdekontor eks. IA-skjema o.l. Pensjonsforhold Særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring Vedtak attføringsutvalg Permisjon eks. lengre fravær, velferd, svangerskap Permisjon med ansiennitetstap - søknad og vedtak Kompetansegivende kurs og opplæring Disiplinærtiltak Skriftlig advarsel Skriftlig referat fra uttaleinstanser/forhandlingsmøter Varsel om suspensjon/oppsigelse Kvittering for mottatt varsel AKAN-tiltak Helseforhold Oppsigelse/avskjedigelse Hederstegn Sluttattest Registrering Det presiseres at dokumentasjon knyttet til den enkelte tjenestemann/kvinne skal registreres i elektronisk journal med en primærkode (personnummer, 11 siffer).