# Ordningssystemer

### Flyktningearkiv

Ordning

Arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende flyktninger. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer) som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema) som sekundærkode.

Innhold:

Den enkelte sak kan inneholde dokumentasjon vedrørende bosetting, språktrening, arbeidspraksis m.m.

Registrering:

Det presiseres at dokumentasjon knyttet til hver enkelt flyktning skal registreres i elektronisk journal (ePhorte).

Se forøvrig "Rutiner for registreringsregler" under Rutiner . Dokument- og saksbehandling - "registreringsregler for bestemte type saker".

### Klientarkiv

**Ordning** Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende klienter ved Ørland Medisinske Senter. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer).

***Registrering*** Det presiseres at dokumentasjon knyttet til klienter skal registreres i elektronisk journal (Gerica).

***Oppbevaring*** Papir

### Emnearkiv

**OPPSETT AV EMNEARKIV ETTER K-KODER**

Saksarkiv i Ørland kommune er satt opp etter K-kodenøkkelen. 1996 versjonen fram til og med 2005. Saksarkiv skal settes opp etter 2003 versjonen av K-koder fra 2006. Ørland kommune innførte fullelektronisk sak-/arkivsystem ePhorte basert på NOARK-4.1 standarden fra 01.01.2006.

### Elevarkiv

**REGISTER OVER ELEVER**

***Ordning***  
Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende skoleelever, spesielt i forhold til tilleggsressurser. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer) som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema)) som sekundærkode.

***Innhold***  
Den enkelte sak kan inneholde:

<div class="text" id="bkmrk-spesialpedagogiske-f">- Spesialpedagogiske forhold
- Flyttemelding
- Elevpermisjon
- Disiplinærforhold
- Klage på karakterer
- Skademeldinger
- Annet av rettslig betydning for den enkelte

</div>***Registrering***  
Det presiseres at dokumentasjon knyttet til enkelt elever skal registreres i elektronisk journal (ePhorte).

Se forøvrig "rutiner for registreringsregler" under Rutiner - Dokument- og saksbehandling - "regestreringsregler for bestemte type saker"

### Eiendomsarkiv

***Ordning***

Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende byggesak, oppmåling og landbruk. Registeret er ordnet etter kommune-/gårds-/bruksnummer som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema) som sekundærkode.

***Landbruk og skogbruk***

De enkelte mapper inneholder:

<div class="text" id="bkmrk-lovsaker-konsesjoner">- Lovsaker
- Konsesjoner
- Plansaker
- Planting
- Brenning
- M.m.

</div>***Oppmåling***

Den enkelte mappe inneholder:

<div class="text" id="bkmrk-s%C3%B8knad-om-deling-ell">- Søknad om deling eller rekvisisjon av kartforretning
- Gjenpart av nabovarsel
- Kart
- Evt. naboprotester
- Behandling i hovedutvalg
- Varsel om kartforretning
- Kvittering for innkalling til kartforretning
- Protokoll for kartforretning
- Beregninger, f.eks. areal
- Regningsbilag
- Målebrev
- Oversendelsesskriv (målebrev)

</div>***Byggsak***<a id="bkmrk-" name="gbb"></a>

Den enkelte mappe inneholder:

<div class="text" id="bkmrk-s%C3%B8knader-planer-plan">- Søknader
- Planer
- Planendringer
- Ansvarsforhold
- Ferdigstillinger
- Brukstillatelse
- Bruksendring
- M.m.

</div>***Registrering***

Det presiseres at dokumentasjon knyttet til enkelt gårdsbruk, kartforretninger eller som inngår i byggesaksbehandling skal registreres i elektronisk postjournal (ePhorte) med primærkode kommunenr/gnr/bnr og en sekundær K-kode som angir emne, dette for å etablere gode muligheter for søk i sak/arkivsystemet.

Se forøvrig rutiner for "registreringsregler".

### Barnehagearkiv

**REGISTER OVER BARNEHAGEBARN**

***Ordning***  
Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende barn i barnehage, spesielt i forhold til tilleggsressurser. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer) som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema)) som sekundærkode.

***Innhold***  
Den enkelte sak kan inneholde:

<div class="text" id="bkmrk-spesialpedagogiske-f-1">- Spesialpedagogiske forhold
- Skademeldinger
- Samtykkeerklæringer
- Annet av rettslig betydning for den enkelte

</div>***Registrering***  
Det presiseres at dokumentasjon knyttet til enkelt barn skal registreres i elektronisk journal (ePhorte).

Se forøvrig "rutiner for registreringsregler" under Rutiner - Dokument- og saksbehandling - "regestreringsregler for bestemte type saker"

### Personalarkiv

***Ordning*** Dette er en arkivdel (objektarkiv) for saker vedrørende ansatte. Registeret er ordnet etter fødselsnummer (11 siffer) som er primærkoden og i tillegg benyttes riktig K-kode (emne/tema) som sekundærkode.

***Registrering*** Det presiseres at dokumentasjon knyttet til den enkelte ansatte skal registreres i elektronisk journal (ePhorte).

Se forøvrig "rutiner for registreringsregler" under Rutiner - Dokument- og saksbehandling - "regestreringsregler for bestemte type saker"

### Innhold - personalmapper

**PERSONALMAPPER<a id="bkmrk--1" name="topp"></a>**

***Definisjoner***  
Med *personalsaker* menes all dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til ansatte.  
Med *personalarkiv* menes dokumenter som inneholder saker vedrørende den enkelte ansatte.  
Med *ansatt* menes alle som har et eller annet ansettelsesforhold til kommunen, dvs. faste ansatte, vikarer, konsulenter, støttekontakter etc.

***Ordning***<a id="bkmrk--2" name="ordning"></a>  
Det skal opprettes egen sak pr henvendelse/forespørsel/tema pr ansatt. Alle slike saker føres i egen arkivdel og **skal** ordnes på **personnummer** som er **det primære ordningsprinsippet**. Riktig **K-kode** (emne-kode) **skal** benyttes som **sekundærkode**.

Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper må opprettes.

***Innhold***<a id="bkmrk--3" name="innhold"></a>  
Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokumenter:

- Kopi av stillingsannonse
- Søknad med vedlegg
- Annen dokumentasjon som kreves for stillingen eks. bekreftelse på mottatt politiattest (bekreftelse på mottatt politiattest noteres som *merknad* på SAK), legeattest
- Ansettelsesvedtak
- Ansettelsesbrev
- Arbeidskontrakt
- Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering
- Lønnsplassering, - opprykk, godtgjøring og ansiennitet
- Særavtaler/stipend
- Korrespondanse med trygdekontor eks. IA-skjema o.l.
- Pensjonsforhold
- Særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
- Vedtak attføringsutvalg
- Permisjon eks. lengre fravær, velferd, svangerskap
- Permisjon med ansiennitetstap - søknad og vedtak
- Kompetansegivende kurs og opplæring
- Disiplinærtiltak
- Skriftlig advarsel
- Skriftlig referat fra uttaleinstanser/forhandlingsmøter
- Varsel om suspensjon/oppsigelse
- Kvittering for mottatt varsel
- AKAN-tiltak
- Helseforhold
- Oppsigelse/avskjedigelse
- Hederstegn
- Sluttattest

***Registrering***<a id="bkmrk--4" name="registrering"></a>  
Det presiseres at dokumentasjon knyttet til den enkelte tjenestemann/kvinne skal registreres i elektronisk journal med en primærkode (personnummer, 11 siffer).